Voor het eerst een project managen
Binnen de universiteit is er veel ruimte voor onderwijsontwikkeling. Heb je een goed idee, dan kun je daar een aanvraag voor indienen en dan kan het zomaar gebeuren dat het goedgekeurd wordt. Na goedkeuring ben je uiteraard blij, maar dan komt de vraag: Wat nu? Hoe manage je zo’n project? We zullen de basisaspecten van projectmatig werken toelichten en bespreken een paar struikelblokken waar andere projectleiders over zijn gevallen.
Wat is een project?
Een project is een samenwerking, met een bepaald doel in een unieke situatie. Vaak worden projecten opgesteld omdat er iets nieuws moet komen of iets veranderd moet worden in het onderwijs of de organisatie.
Het project zelf is in de regel een tijdelijk initiatief. Dit betekent dat het een begin- en einddatum heeft. Dat klinkt logisch, maar is erg belangrijk bij het plannen van je project. Hieronder staan de stappen die je voor een project moet doorlopen.
Wil je meer weten over hoe je de samenwerking binnen een project kunt vormgeven en sturen, lees Studenten die samenwerken als professionals (relevant voor iedereen die samenwerkt), ter inspiratie.
De eerste tip: ‘Begin bij het einde’. Dat klinkt natuurlijk vreemd, maar het draagt bij aan het halen van jouw doel(en), daar draait het om bij een project. Als je meer wilt weten over dit onderdeel, kijk dan hier voor vragen die je kunnen helpen bij het in kaart brengen van de projectdoelen.
De volgende vragen helpen je bij het in kaart brengen van de projectdoelen.
- Welk(e) doel(en) heb ik bereikt aan het einde van het project? (Projectdoel)
- Wat lever ik aan het einde om dit doel te bereiken? (Resultaten & producten)
- Wat heb ik aan het einde gedaan en vooral: wat niet? (Scope & afbakening)
- Welke expertise en vaardigheden (mensen) heb ik gebruikt? (Projectorganisatie)
Neem de tijd om de vragen hierboven te beantwoorden. Praat ook eens met een collega’s erover. Zij zien soms grenzen of mogelijkheden die jij niet altijd ziet.
Deze startvragen lijken enigszins op de start van een onderzoeksopzet. Het doel beschrijft de reden van het project en beschrijft wat er veranderd moet zijn na het project. Doelen kunnen concreet (ontwerpen van nieuwe cursus of opzetten van een online platform) of meer abstract (stimuleren van een ‘community’ of het ‘creëren van bewustwording’ onder studenten). Dit zijn allemaal mogelijke projectdoelen, maar bij abstracte doelen is het belangrijk om duidelijk te definiëren wat de resultaten en hoe belanghebbenden deze kunnen terugzien/meten.
Onze tip bij het opstellen van projectdoelen is dan: koppel ze aan meetbare/bruikbare resultaten (resultaatgericht). Als de resultaten tastbaar, bruikbaar of anders meetbaar zijn, is het makkelijker om te beslissen of projectdoelen slagen. Gaandeweg kan je het project ook makkelijker bijsturen als je eerst helder hebt ‘wat’ er precies af moet zijn en wanneer.
Praktijkvoorbeeld
Het opzetten van een ‘community’ kan tot flink wat hoofdbrekens leiden als resultaat, definieer hierin: mogelijke kandidaten en ook wie specifiek niet kandidaat wordt, Hoe promoot/faciliteert de community zichzelf, via welk (digitaal) platform of evenementen houden deelnemers contact, wie blijft ná project verantwoordelijk en met welke (structurele) activiteiten gaat deze community doorlopend het onderwijs veranderen (Impact). Hoe/waar zijn vervolgens de veranderingen meetbaar voor bijvoorbeeld de UU, studenten of docenten.
Bepaal vervolgens wat de scope is van het project. Dit betekent dat je afspreekt wat het ‘bereik’ is van het project. Wat doen we wel en wat doen we niet? Die afbakening heeft veel impact op hoe succesvol je project zal zijn. Het is belangrijk niet te veel hooi op de vork te nemen: Wees daarom realistisch en start niet te groot. Ga nogmaals de haalbaarheid van alle doelen en resultaten na. Nu je goed voor ogen hebt wat er moet gebeuren, komt de vraag: wie is daarvoor nodig. Een laatste tip: Betrek ook hierbij andere collega’s. Samen heb je een beter beeld van de benodigde expertises en vaardigheden.
Als de doelen en richting van het project helder is en projectleden hebt geworven, starten we met inrichten van het project en het organiseren van de samenwerking. Doordat de doelen nu helder zijn, kun je gemakkelijker rollen verdelen, afspraken make over wie wat doet en jullie willen samen gaan werken.
Fijn samenwerken gaat het beste als er afgesproken is hoe men met elkaar gaat samenwerken. Het samenwerken is dus gebonden aan een aantal voorwaarden en afspraken. Bespreek deze expliciet tijdens een eerste meeting met het projectteam en leg beslissingen vast. Zie hieronder de tips voor bij de inrichting:
- Zorg voor structurele contactmomenten (bijv. 1 x per 2 weken).
- Maak het ‘kern’ projectteam niet te groot of complex (4-7 personen).
- Stel ook regels op over manieren van vergaderen & feedback geven, verdeel verantwoording over toezicht van het project zoals; resultaten, planning en evaluatie.
Voor toezicht van het projectkomt ook vaak een rollenverdeling naar voren. Binnen een project bestaan er meestal een aantal ‘formele’ rollen: de opdrachtgever, projectleider(s), teamleden, adviseurs en eventueel een secretariaat of anders een planner. Aan deze rollen zitten automatisch verwachtingen gekoppeld, bespreek dit expliciet met het projectteam. Ga ook in gesprek met jouw opdrachtgever, over wederzijdse verwachtingen algemeen en op resultaten.
Let op! Het feit dat jij het project start, betekent niet (per se) dat jij de projectleider moet zijn!
Jij draagt de eindverantwoording, maar als een project-lid veel leiderschapstalent heeft, kan je kiezen verantwoording te delen. Als laatste, vergeet niet naar de projectomgeving te kijken. Dit zijn alle personen, organisaties en factoren die jouw project positief of negatief beïnvloeden. Met een omgevingsanalyse breng je dit overzichtelijk in kaart en kun je risico’s voorkomen. Voorbeelden zijn online te vinden, zoals de PEST-analyse of stakeholderanalyse.
Als alle rollen, afspraken, doelen en resultaten duidelijk zijn; kun je starten met het plan van aanpak. Daarin leg je alle afspraken die jullie tot nog toe hebben gemaakt vast en voeg je hier een planning aan toe. Deel deze met de projectleden zodat afspraken en resultaten altijd duidelijk zijn. Als je dit uitklapt, vind je een voorbeeld van een plan van aanpak.
| Hoofdstuk: | Geeft antwoord op de vraag: |
| 1. Achtergrond- informatie | Welk probleem speelt af, in welke omgeving? |
| 2. Projectresultaat | Waarom doen we dit project?
Welk(e) doel(en) heb ik bereikt aan het einde van het project? Welke resultaten (of producten) lever ik aan het einde om dit doel te bereiken? Welke eisen stellen we/opdrachtgever aan deze resultaten? |
| 3. Projectactiviteiten | Wat moeten we doen om bij de doelen en resultaten te komen? |
| 4. Tussenresultaten | Welke tussenresultaten zijn er? |
| 5. Kwaliteit | Hoe borgen we de kwaliteit van resultaten, wat zijn de kwaliteitseisen? |
| 6. Projectorganisatie | Wie werkt met elkaar samen, hoe werken we samen, en waar gaat informatie naar toe?
Welke expertise en vaardigheden (mensen) heb ik nodig? |
| 7. Planning | Wie doet welke activiteit? |
| 8. Projectgrenzen | Wat doen we wel, en wat doen we niet? |
| 9. Kosten/baten | Wat zijn de kosten, en wat zijn de baten (en voor wie) |
| 10. Risico’s/ projectomgeving | Welke risico’s kunnen het project laten falen? Wat doen we om dit te voorkomen? |
.
In de fase ga je echt aan de slag en zul je stapsgewijs het plan uitvoeren. Tijdens deze uitvoering hou je overzicht op voortgang van het project. Maar hoe doe de dat en waar moet je op letten? Hieronder vind je een aantal specifieke aspecten waar je periodiek bij stil kunt staan tijdens de vergaderingen.
In de rolverdeling heb je rekening gehouden dat één of meerdere personen periodiek toezicht heeft op projectdelen. Zelf hou je de helikopter-view (algemeen verloop), dit kan met een aantal ‘beheers punten’:
Planning/tijd
- Geplande/versus werkelijke duur van activiteiten.
- Op tijd leveren van resultaten en/of tussenresultaten
- Eventuele bijsturing op planning.
Communicatie
- Verloop van vergaderingen/werksessies.
- Contact/verwachtingen faculteiten/stakeholders/opdrachtgever(s).
Kwaliteit
- Inhoud van projectresultaten; zoals verwacht, gewijzigd of uitgebleven.
- Veranderingen in project: scope/omvang/doelen/resultaten.
Organisatie
- Projectleiderschap, reflectie hoe anderen (en jezelf) de leidersrol ervaren.
- Projectgroep; samenwerking, duidelijke taken/ verantwoordelijkheden.
Begroting/ Budget
- Verloop van begroting versus werkelijke uitgaven
- Periodiek afwegen of bepaalde activiteiten (in aard) te duur zijn of niet.
Risico’s/omgeving
- Ervaren kansen of beperkingen vanuit stakeholders/de omgeving
- Zijn de risico’s zoals omschreven in het plan.
Bespreek/evalueer deze punten doorgaans tijdens vergaderingen, individueel of beiden.
In deze stap: ga na hoe jouw resultaten/ uitkomsten stevig (komen te) staan in de organisatie. Ook wel implementatie, verduurzaming of inbedding genoemd. Denk aan overdragen van eigenaarschap, kosten/baten, opzetten van nieuwe werkprocedures, handleidingen geschreven, of opleiden van voorlichters/beheerders/ vraagbakens.
De procedure voor het opleveren van projectresultaten zijn verschillend per instelling. Je wilt bij oplevering dat projectresultaten ook na afloop van het project gebruikt worden. Het wordt de implementatie of ‘inbedding’ genoemd, in de onderwijsorganisatie.
Soms bedenken projectleiders en -leden:
‘Dat is toch de zaak van management/directeur/decaan? Wij leveren de oplossing/resultaat, en zij zorgen dat het verder gebruikt wordt’
Ondanks dat (bijvoorbeeld) een decaan beslisbevoegdheid heeft, betekent het niet altijd dat zij de inbedding kunnen ‘uitvoeren’. Een projectresultaat is met regelmaat iets innovatiefs of een verandering van bestaande methoden. Elke inbedding is dan weer uniek, met verschillende praktische benodigdheden.
Inbedding is daarom niet zomaar te delegeren naar een willekeurig ander persoon op de werkvloer: Jouw team bezit meer kennis over het gebruik van de projectresultaten.
Het is daarom belangrijk een inbeddingscase te maken bij de aanlevering. Hierin staan alle voorwaarden en uitkomsten bij overdragen/inbedden van resultaten, bijvoorbeeld:
- Het doel van de inbedding en waarom dit aansluit op de onderwijsorganisatie.
- De (blijvende) baten/voordelen voor de onderwijsorganisatie bij implementatie.
- De (blijvende) baten/voordelen voor de docenten/studenten bij implementatie.
- Benodigde functie(s), fte en kosten bij veranderen van het onderwijs of proces (investering).
- Benodigde functie(s), fte en kosten voor jaarlijks behoud van het nieuwe onderwijs of proces (doorlopende kosten).
- Algemene tijdsplanning voor de gehele inbedding.
- Handleidingen voor gebruikers of doelgroep.
- Voorlichting/training/vraagbaken bij gebruikers of beheerders.
- Vereiste hulpmiddelen/functies/fte voor gebruik.
- Risico’s bij inbedden en maatregelen hierop..
Het geeft met één lezing een totaaloverzicht van de inbedding en maakt resultaten bruikbaar. Het Centre for Academic Teaching and learning (CAT) heeft hier een vrij bruikbaar format voor en mag worden opgevraagd.
Als laatste, denk na over de verschillende soorten eigenaarschap (voor jouw situatie).
- De Decaan, directeur, bestuur of management is regelmatig de proceseigenaar van jouw projectresultaten. Zij moeten zorg dragen voor het proces. Doorgaans is dat toewijzen van blijvende financiering, en besluiten of jouw resultaten een plek krijgen in de organisatie.
- Als resultaten technologisch van aard zijn, kan er deels verantwoording (en eigenaarschap) liggen bij de IT-afdeling van de faculteit, UU-centrale ITS of een extern bedrijf. Zij moeten immers ruimte (en vergoeding) krijgen voor beheer en/of support.
- Heeft jouw project te maken gehad met het opslaan en verwerken van privacygevoelige data van studenten of docenten? Dan moet er bekeken worden welk onderwijsorgaan data verantwoordelijk is.
Ook met deze partijen zijn eventueel afspraken nodig. Met een duidelijk overzicht hiervan, vergroot je de kans dat inbedding succesvol verloopt.
We hopen dat deze stappen je wat meer houvast geven bij het managen van een project. Nog een laatste tip om mee af te ronden: Wees vooral trots op wat je bereikt hebt en deel dat met andere docenten binnen de universiteit!
Meer weten?
Neem contact op met het Centre for Academic Teaching and learning (CAT) of Onderwijsadvies &Training (O&T).
You are free to share and adapt, if you give appropriate credit and use it non-commercially. More on Creative Commons